仕事が遅くてつらいという人へ【僕が実践して効果のあった改善方法を7つ紹介】

そんな悩みにお答えします。

そんな辛い状況の方もいらっしゃると思います。

しかし、ただがむしゃらになって頑張るだけでは仕事を早くするのは難しいです。

本記事では仕事が遅い人が意識すべきこと、仕事が遅い原因と改善方法を解説します。

前置き：仕事が遅い人が意識すべきこと

まず大前提として、仕事はスピード勝負ではなく正確さが重要です。

いくら仕事が早くてもミスや誤記が多ければ結局修正する時間がかかります。

ここを忘れてはいけません。

本記事を読みに来てくださっている方の中には、仕事を早く進めようとだけ考え、余裕がなくなっている方も多いと思います。

余裕がなく、とにかく早く仕事をこなそうとしているため、考え方を変えずにただひたすらに作業してしまいミスも増えているかもしれません。

そして修正にさらに時間をかけ、周りの人にも迷惑をかけてしまうといった悪循環に陥ります。

１．仕事が遅い人の特徴7選

最初に仕事が遅い人の特徴を7つ挙げていきます。

自分が当てはまっているな、、、と思う方もいると思いますが安心してください。

後ほど改善方法も紹介していきますので、まずはどの項目が当てはまったのかメモしておきましょう。

周りの人に質問できない、全部自分で解決しようとする

仕事をするときは周りの人を頼りましょう。

仕事が遅い人は自分一人で悩んでいることが多いです。

自分が1時間調べて解決できたことも、会社の誰かが過去に同じような悩みを抱えていたことがあって、すでに解決済みの場合が多いです。

その人に聞けばすぐに問題が解決し次に進めるのに、聞かずに1時間経ってしまうなんて非常にもったいないです。

仕事が早い人は誰がどんなことに詳しいかリサーチ済みですので、わからないことがあれば誰に質問すればよいかすぐに判断し問題を解決していきます。

という方もいらっしゃると思います。

そういう場合は

などのクッション言葉を使うとよいです。

上司が忙しそうで全く時間が取れなさそうなら、後日あらかじめ時間を決めておいて、そこで質問するようにしましょう。

とにかく自分でボールを持っているよりも相手に投げた方が精神的にも楽になりますよ。

仕事の全体像を把握していない

仕事が遅い人は次の2つを意識できていないことが多いです。

仕事の全体像を把握できていないと、いつまでに終わらせなければならないのか、重要度の高い仕事なのか判断がつきません。

そのような状態だと、早急にやるべき仕事を後回しにして、今すぐやる必要のない仕事を先にやってしまったりします。

また、依頼者の期待値も把握できないため、依頼者にとって必要のないこだわりもアウトプットに追加してしまい、余計に時間がかかってしまうんですね。

デスクトップや机の上が汚い

これはよく言われることですよね。

そんな時間が長くなればなるほど仕事の進みは遅くなります。

仕事を後回しにする、重要度を意識していない

仕事を進める上で重要度は非常に大事な指標です。

重要度とはその仕事が

を示した指標です。

多くの人は緊急度、つまり期限が近いものから優先して仕事を処理していきます。

自分の考えをまとめずに相談しに行く

自分には決められないから他の人の意見を聞こうとするのは悪いことではありません。

むしろ積極的に行うべきです。

上司はあなたの考えを聞いてからそれに対して意見を述べてくれると思うので、考えをまとめずに相談すると「考えてから相談にきて」と言われてしまうこともあります。

仕事の進捗を報告しない

仕事を進める上で大切なのは報連相ですよね。

ただし、資料の進捗の確認などはなぜか怠る人が多いです。

確認を怠ると、依頼者の意図していない方向に進んでいってしまっても気が付くことができません。

仕事の仕組み化ができていない

仕事が遅い人は仕事をもらったときに何をするべきか最初に段取りを立てることをしません。

何も考えずにとりあえず作業に入ってしまうと、途中途中で何が必要なのか、誰に助言をもらえばよいかなど考える必要がでてきます。

その結果、作業がとぎれとぎれになってしまい時間がかかってしまいます。

２．仕事が遅くなっている原因の特定方法【仕事の流れを層別しましょう】

仕事が遅い人は自分が仕事が遅いと自覚し、仕事の流れを層別してみることが大切です。

本記事を見に来てくださっているということは、仕事が遅いということを自覚しておられると思います。

仕事が遅い人はまず自分の仕事のやり方を見える化して、仕事が遅い原因を特定することをおすすめします。

具体的なやり方を説明します。

今回は「今後売り出して行きたい商品のリスト作成」を例とします。

下の画像のように掘り下げていくとよいでしょう。

この場合は、売り出していくべき商品を選ぶ段階で一人で悩んでいるのが時間がかかる原因だとわかりました。

３．仕事が遅い状態を改善する方法7選【原因別に紹介します】

先ほどのやり方で仕事が遅い原因を特定したら、次に改善方法を検討する必要があります。

本当は一人ひとりが原因をしっかり考える必要がありますが、なかなか大変なので今回は私が実際に取り組んで効果のあった方法を7つご紹介します。

①仕事をもらったら段取りや手順を先に考える

仕事をもらったらいきなり作業に入るのではなく、どのようにゴールまで持っていくか先に計画を立てます。

理想は最初の20%の時間で8割完成できるスケジュールを立てることです。

そうすれば残りの80%の時間で余裕をもって仕事ができます。

修正が入っても80%の時間があれば問題ないはずです。

②取り組む仕事のエキスパートが誰か確認しておく

仕事はほとんどの場合自分一人では完遂できません。

そんなとき、その仕事に詳しい人がだれかわかっていればすぐに質問することができますよね。

自分一人で悩んでしまって仕事が進まない人は是非実践してみてください。

③仕事の全体像、目的を把握する

回ってきた仕事は誰から依頼されたのか、依頼者はどのような流れで仕事をもらってきたのか最初に聞きましょう。

そのうえで、アウトプットに必要なことだけを取り組むようにしてください。

依頼者の期待を把握していないと、必要のないこだわりをしてしまって時間がかかってしまうことがあります。

仕事の目的がわかると依頼者が何を期待しているかもわかるため、手を抜くべきポイントが明確になります。

依頼者が必要と思っていない箇所に過度にこだわりすぎないようにしましょう。

④仕事の優先順位を決めてから取り組む

優先順位を決める際には重要度と緊急度のマトリックス図を使うことをおすすめします。

上記の考え方で重要度、緊急度のマトリックス図を書いてみてください。

左上に近いほど取り組む優先順位が高くなります。

※下記は一例です。

なぜなら、Cの場合最悪期限を伸ばすことも可能だからです。

Bの場合はお客様が絡んでいることが多いのでそうはいきません。

⑤デスクトップや机をきれいにする

仕事が遅い人の特徴でも述べましたが、デスクトップや机が汚いと、資料を探す時間がかかってしまいます。

探している時間は利益を生み出していない完全に無駄な時間ですので、減らせるに越したことはありません。

⑥上記のことを行う仕組みを作る

今までご紹介した内容を実践しようとしても忘れてしまったり、面倒くさくなったりしてやらなくなることがあります。

そうならないように、仕事の進め方シート的なものを作成し、仕事をもらったときに確認すべき項目をリスト化しておくことも非常に大切です。

⑦PC操作を早くする

よく使う操作のショートカットキーは覚えておきましょう。

基本的なPC操作はマウスを使わずに行うことができます。

ネットで調べて満足するだけではダメです。

実際に仕事に取り入れて使っていきましょう。

慣れてきたらExcelの関数やショートカットも使えるようになるとさらに仕事のスピードがはやくなります。

4.試行錯誤しても仕事が遅いなら転職も視野に入れましょう【単に合わないだけかもしれません】

そういう方は単に仕事が合わなかった可能性もあります。

上記のことを考えて転職も視野に入れてみてください。

仕事の向き不向きは実際かなり影響してきますので、合わないと思ったら社内異動や転職などをして違う仕事をするというのも一つの選択肢でしょう。

５．まとめ【仕事が遅い原因を考え、それに対して対策することが大切です】

大事なことは今回ご紹介した方法をみて満足するのではなく実践することです。

ただ闇雲に実践していくのではなく、自分の仕事が遅い原因を考えて、その原因を解決する対策を実践することが大切です。

皆さんの成功を祈っています。