- 上司に怒られるのが怖くて報連相ができない
- 報告するべき内容とするべきでない内容の線引きができない
- 上司が忙しく、ミーティングなど強制的に話すタイミングがないと報連相できない
報連相は仕事の基本と言われていますが、苦手でできないという方もいらっしゃると思います。
- 上司に怒られるのが怖い
- 上司が忙しく報連相するタイミングがない
- どの程度の情報まで報連相すればよいかわからない
こういった悩みから報連相は怖いという意識が生まれてしまっているかもしれません。
本記事では報連相ができない・怖い、そういった方に向けて報連相のコツや報連相をするときに気を付けるべきことをご紹介します。
報連相がうまくできるとかなり仕事がしやすくなりますので、是非今回紹介するやり方・考え方を取り入れてみてください。
１．報連相ができない理由【原因がわかれば改善方法も見つかります】
報連相ができない原因が自分自身の場合もあれば上司の場合もあります。
僕が怖い上司の下で働いてきて報連相ができない理由として考えたのは
- 上司にあれこれ指摘されるのが怖い
- いつも忙しそうにしていて報連相するタイミングがわからない
- 報告するべき内容とそうでない内容の線引きができず悩んでしまう
- 報連相の時にどもってしまうのが怖い
- 報連相を忘れてしまう
などです。
報連相って怖いですよね。
報告すると「何を言っているかわからない」、「だから何？」みたいに言われることもあります。
こんな経験をすると恐怖心が勝り、
また怒られるのはいやだから報告するのはやめておこう。
という思考になるのは当たり前です。
また、上司が忙しそうにしていて報連相するタイミングを逃してしまい後から怒られるなんてことも少なくありません。
急いで報告しようとしてよくわからない説明になり「言いたいことがわからない。しっかりまとめてから来て」と怒られる。
そんなこともあるでしょう。
このような状態の原因は様々ですが、報連相の目的を考えればうまく解決できる場合も多いです。
では、どのようにすれば苦手な報連相を上手にできるでしょうか。
２．報連相のコツ・気を付けるべきこと7つ
ここまでの内容で報連相ができない理由については認識していただけたと思います。
このできない原因を解決するために次の7つのことを意識してみてください。
- 起こったこと、今後どうしていくかをセットで伝える
- 上司がどんなことを気にするか考える
- 報連相の時はクッション言葉を使う
- 報連相をする目的を明確にする
- 相手の立場に立ち、報告しないと相手が困る情報を考える
- 報告する用件と目的を紙に書いておく
- 報連相することで責任を上司に押し付けることができる
一つずつ見ていきましょう。
起こったこと、今後どうしていくかをセットで伝える
何か問題が発覚して何も考えずにすぐに上司に伝えると
と次から次へと詰められ、答えられないと怒られることになります。
一方でしっかり考えをまとめてから報告しにいくと
とまた怒られることになります。
こういう場合は、起こったことと今後どうしていくかをセットで伝えるようにしましょう。
例えば下のような報告をします。
原因はまだわかっていません。
〇〇日までに調査し報告します。
原因は△△で、応急処置として☆☆を行います。
結果がわかり次第報告します。
このように何が起こったのか、それに対する対策やこれからの動きをセットで伝えることが大切です。
上司が知りたいのはまさにこの部分なのでこのどちらかが欠けるときちんとした報告にはなりません。
上司がどんなことを気にするか考える
上司が普段どんなことを大切にしているか考えてみましょう。
- コストを重要視する
- 安全第一で行動する
- 納期遅れは絶対に許さない
- お客様の様子を気にするetc.
上司が気にすることを先に説明すると話を聞いてくれやすいです。
人は自分が欲しい情報がなかなか出てこないとイライラしてしまう生き物です。
部下からの報告で知りたい情報が出てこないと「〇〇についてはどうなの？」と質問したくなりますよね。
そのため、報告したいポイントをピックアップして、上司が気にする順で報告するよう心がけてみてください。
報連相の時はクッション言葉を使う
怖い上司で話しかけづらい・・・
そんな時はクッション言葉を使うことを意識しましょう。
クッション言葉とは、話の本題に入る前に今話しかけてもいいか許可を取る言葉です。
忙しくて手が離せないのに相談されても答えることができません。
そこで、
と最初に話しましょう。
問題なければそのまま本題に入ればいいですし、もし手が空いてなかったらいつがいいか聞きます。
本当に手が空いた時にしか対応してもらえなかったり、忘れてしまったりするからです。
必ず日時を握りましょう。
予定表を共有している場合が多いと思いますので、空いている時間にアポを取っておくこともいいでしょう。
報連相をする目的を明確にする
そもそも報連相はどんな目的で行うのでしょうか。
「決裁してもらうこと」なのか「単なる報告」なのか「方針の確認」なのか「アドバイスがほしい」のか。
その時々で違うと思いますが、報連相ではその目的を達成するのに必要な情報を説明するべきです。
上司に説明するときには勿論、その目的を真っ先に伝えるようにしましょう。
「〇〇の件、このプランでいきたいのですがよろしいですか？」
報告：
「〇〇の件ですが、対処完了しました」
アドバイス：
「〇〇案件ですが、△△の方向で進めようと思います。何かご意見ありますか？」
クッション言葉の後に目的を話すようにするとわかりやすい説明になります。
相手の立場に立ち、報告しないと相手が困る情報を考える
自分が持っている情報を上司に伝えないとどうなるか考える癖を付けましょう。
- この情報を知らないとミスが発生し、やり直しになる
- 製品に欠陥があってリコールになる
このようなことが考えられるようになると、自然と伝えるべき内容が明確になります。
報告する用件と目的を紙に書いておく
報連相の時にどもってしまい、うまく伝えられない人は伝える内容をメモに書いておきましょう。
心配なら細かく書いても良いですが、
- 用件
- 必要時間
- 結論(上司にしてほしいアクション)
- 結論のポイント3つくらい
を書いておけば問題ないです。
具体例をひとつあげますので参考にしてみてください。
- 用件：明日の打合せ時間について
- 必要時間：3分
- 結論：明日の打合せ時間をあさっての午後に変更したい
- ポイント1：本日中に実験データをもらえる予定だったが、トラブルで明日の午前中になりそうだと連絡があった
- ポイント2：実験データがないと今後どのようにプロジェクトを進めていくか検討するための資料ができない
- ポイント3：明日の午前中に実験データがもらえれば、あさって午前中までに資料できる
このようにおおよその内容をまとめておけば、伝えたいことが整理されスムーズに報連相をすることができます。
報連相することで責任を上司に押し付けることができる
そう考えている人も多いと思いますが、報連相には上司に責任を持たせるという大きなメリットがあります。
そのため、なにか問題が発生した、困ったことが起きた時は素直に謝り、「〇〇で対応しますがよろしいですか？」と上司に判断を仰ぐようにしましょう。
もし最初に怒られるのが怖くて報連相しなかったらどうなるでしょう。
自己判断でうまくいけばいいですが、失敗したらその責任は全てあなたが負うことになります。
さらに問題の対応中これでいいのか不安になりながら仕事を進めることになりますので、精神衛生上よくないですよね。
３．まとめ【結局報連相は難しいので少しずつ頑張るしかないです】
ここまで報連相ができない理由と報連相のコツを説明してきました。
この方法でうまく改善すれば良いですが、実際には人間関係などの問題でうまく行かないことも多いです。
もし上記の方法でも報連相がうまくいかない場合は自分の仕事の仕方を見直してみましょう。
自分が変われば相手の対応も自然と変わってくるはずです。
それでもどうしようもない場合は仕事自体が合っていない可能性もあるので、転職も視野に入れてみましょう。
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